Za běžných okolností pracuje formou Home Office (HO) dlouhodobě pouze 20 % zaměstnanců. Překvapuje Vás takhle nízké číslo?
O to náročnější pro vedoucí týmu je momentální situace, kdy se počet pracovníků na HO výrazně navýšil. Setkáváte se jako vedoucí s tím, že máte všechny členy týmu mimo kancelář poprvé? Dáme Vám pár tipů, jak zvládnout uřídit celý tým na dálku. Mnoho z těchto tipů můžete využít také, pokud pracujete v remote týmech. Hodně bodů se nám bude prolínat.
Hned na začátek si řekneme 4 zásadní chyby, kterých je důležité se vyvarovat. Jaké to jsou?
1. Porady vedeme na blízko s lidmi, které máme v kanceláři a zapomínáme na to, že někdo z kolegů je třeba v jiném městě.
2. Začali jsme pracovat na HO, ale jasně jsme si nestanovili pravidla, jak naše nová forma práce bude vypadat.
3. Vytrácí se nám mezilidské vztahy mezi jednotlivými členy našeho týmu.
4. Máme dojem, že ten, kdo není v kanceláři, nepracuje.
Jak se těmto chybám vyhnout?
Přepnutí vedení týmu do módu na dálku potřebuje Váš čas a kapacitu, která se Vám ale časem vrátí. Musíme si uvědomit, že to, jak fungujete v kanceláří, na dálku zkrátka nejde. Kanceláře jsou houbou informací, probíhají v nich různé small talky přes stůl, potkáváme se v kuchyňce apod…Často se jedná o přenos informací, které jsou pro práci zásadní. Tyto informace pak chybí těm, kteří pracují z domu.
Ponaučení č. 1 – Absolutně všechny schůzky veďte online. To i v případě, že se tři vrátíte do kanceláře a jeden bude pracovat na HO.
Ponaučení č. 2 – Je to old school, ale funguje to! Zaveďte zápisy z online porad, ke kterým budou mít všichni členové týmu přístup.
Jak práci na HO nebo na dálku nastavit?
Tipy na to, jak vůbec práci na HO nebo na dálku nastavit si opět shrneme ve 4 bodech.
1. Spolupráce – pevně si stanovte jak bude Vaše spolupráce vypadat. Zcela jasně musí být vymezeno od kdy do kdy budete jako tým fungovat. Stanovte si pevnou část pracovní doby, kdy víte, že si můžete zavolat a řešit veškeré problémy.Důležité je domluvit si reakční dobu. To neznamená nic jiného než doba, za kterou si musíte odpovědět na email, zprávu na Whats appu, sms zprávu, telefonát…
2. Organizace práce – bez perfektní organizace HO ani remote týmy pracovat nebudou. Stanovte si přesně termíny a rozsah online schůzek, které je důležité neměnit! Domluvte si systém schůzek, který 3 měsíce zůstane stejný. Až po této době budete schopni vyhodnotit, jestli je systém funkční, nebo se Vám i přes veškerou snahu informace ztrácí.
3. Ochrana sebe i týmu – tento bod souvisí se spolupráci. U práce formou HO je nesmírně důležité najít balanc mezi prací a osobním životem. Domluvte si, že například od 8 do 16:30 budete naprosto plně k dispozici a tento čas dodržujte. Pokud budete potřebovat řešit něco důležitého mimo tento čas, domluvte se na „červeném kódu“. Pokud něco hoří a potřebujete okamžitou pomoc, pošlete svůj problém do společného WhatsApp chatu s nadpisem „Červený kód“. Ostatním kolegům tím dáte najevo, že skutečně potřebujete jejich pomoc.
4. Technologie – alfou a omegou efektivity práce na HO a remote týmech jsou technologie. Schůzky by se měly uskutečnit, tak aby byla možnost sdílet obrazovku pro všechny členy týmu. Jasne si stanovte jakou aplikaci budete pro konkrétní úkony využívat.
Co a a jak používat?
Pro schůzky: Skvělým nástrojem je třeba Hangouts od Googlu.
Pro rychlou zprávu: Na WhatsApp si vytvoře skupinové konverzace, kde bude každý člen týmu. Je to přehlednější než Messenger, který by měl primárně sloužit k osobním účelům zaměstnance.
Na projekty: Zavádíte nový projekt? Skvěle Vám s tím pomůže Trello. Na nástěnky si připínáte úkoly v týmech, termíny, připisujete poznámky apod…Je to skvělý nástroj, jak udržet přehled všech členů týmu.
Jak na vzdálené schůzky?
K online schůzkám přistupujte stejně jako k těm „živým“.
Existují 3 tipy pro efektivní online schůzku:
1. Méně je více – ideální počet v online schůzce je 2 – 5 osob. Zabráníte pasivitě ostatních členů. Pokud potřebujete mít schůzku většího rozměru, minimalizujte její délku. Zvěte lidi se společným cílem, kteří mají vzájemné interakce a potřebují si odpovídat na otázky.
2. Téma určuje technologii – zvažte, jaký komunikační kanál je pro Váš momentální problém tím nejefektivnějším. Potřebujete jen rychlou radu? Zvedněte telefon a zavolejte kompetentnímu kolegovi. Potřebujete něco vyřešit s větším počtem lidí? Domluvte si ASAP online schůzku. Potřebujete mít názor kolegy oficiálně potvrzen? Pošlete mu ho mailem.
3. Každý by měl mít svou roli – v týmech, které pracují odděleně je podstatné, abyste v členech vybudovali pocit zodpovědnosti. K tomu Vám mohou pomoci i věci, které působí malicherně – role při poradách. Mějte třeba zapisovatele, organizátora a “ajťáka”, který Vám to všechno nastaví.
Cílem porady je, aby se zapojili všichni členové týmu, ne aby jeden člen byl na poradě aktivní a zbytek se „vezl“.
Vyhraďte si čas na tzv. „speed upgrade“. Ráno si společně zavolejte a každý člen týmu bude mít max. 3 minuty na to, aby shrnul, co za práci udělal včera a co má v plánu dnes.
Jak udržet důvěru a lidskost v remote týmech a při práci na HO?
Věnujte svým lidem čas – udržujte small talky, které běžně probíhají v kanceláří i na dálku. Každý den investujte čas do toho, abyste svým členům třeba na 5 minut zavolali a zeptali se, jak se mají, co dělají.
Sdílejte kalendáře a veďte je důkladně – to, že jdeme v 15 hodin vyzvednout dítě ze školky není ostuda. Je to součást Vašeho života. Časem se naučí tyto věci sdílet i ostatní a mezi jednotlivými členy týmu se tím budují silnější vazby. Navíc! Problémem při práci na HO je to, že přetrvává v týmu představa, že kdo není v kanceláři, ten nepracuje. Pokud si pečlivě do kalendáře budete dávat všechny své úkoly, tak budete tento pocit v ostatních členech týmu eliminovat. Samozřejmě ne, pokud budete od 11:30 do 16:00 na obědě s kamarádkou 🙂 Váš kalendář je vzorem, běžte svým kolegům příkladem.
Jak se vyhnout nedorozumění?
Lidé jsou stvoření pro komunikaci na blízko. Proto je při práci na dálku a HO komunikace a pravidla priorita, protože v práci na dálku se ztrácí empatie. Vyhněte se klasické „vzdálené kalamitě“, při které se ztrácí kvůli špatné komunikaci kontext chování jednotlivých členů.
1. Na začátku porady věnujte chvilku tomu, abyste si řekli, jak se máte.
2. Uvědomte si, že nejste všichni v jedné kanceláři a nemáte kontext toho, co se děje nebo co zažívají ostatní.
Stanovení cílů
Cíle musíte mít stanoveny jasně, stejně jako úkoly, termíny, dávání zpětné vazby a sdílení výsledků.
– při poradách si určete jasné úkoly, kdo, co, kdy,
– úkolům dávejte maximálně týdenní cyklus ,
– s členy týmu denně komunikujte a provádějte průběžnou kontrolu, respektive supervizi nad jejich plněním. Buďte svým podřízeným partnerem, kterému budou důvěřovat.
Jak na zpětnou vazbu?
Sbírejte info od kolegů, klientů a srovnávejte výstupy práce jednotlivých členů svého týmu. Zanalyzujte si výstupy a pravidelně svým členům dávejte zpětné vazby. Schůzky formátu 1:1 by měly být součástí Vašeho týdenního rozvrhu. Z počátku Vám to bude brát dost času a Vašemu podřízenému to bude nepříjemné, ale z dlouhodobého hlediska je to jediná možnost, jak tým posouvat dál. Navíc tím budete udržovat i lidskou interakci a uspokojíte touhu členů týmu se vyvíjet.
Závěrem: Plnou kontrolu nad členy svého týmu nikdy nezískáte a je to zbytečná ztráta sil se o to snažit. Pokud nastavíte cíle, kontrolní mechanismy a budete svým zaměstnancům důvěřovat, získáte v nich mnohem víc než strojového zaměstnance.
Jsme v tom společně!💙
Autor článku: Michaela Sekaninová