Máme to štěstí (věříme, že to štěstí je), že HR u našich klientů budujeme vyloženě na zelené louce. Dává nám to totiž obrovský prostor pro nastavení HR, tak jak si představujeme, že bude pro danou společnost nejlepší. Navíc nejsme zatížení některými, třeba chybnými, procesy našich předchůdců. Jednou z výzev se pro nás stalo nastavení a vůbec zavedení jakéhokoliv onboardovacího procesu ve firmě, která se tímto tématem do této doby vůbec nezabývala. Jak to teď tedy děláme?
Onboarding pro nás skutečně začíná už během náboru a to zkušebním dnem.
Ne, není to pro nás jen klišé o tom, jak bychom se měli snažit zapojit potenciální kandidáty do týmu. Opravdu se o to snažíme. Onboarding prakticky začíná s kandidáty, kteří k nám projdou do druhého kola, protože jsme zavedli zkušební dny. Ten probíhá tak, že ráno si s našimi horkými kandidáty dáme spíše neformální snídani ve složení kandidát(i) – vedoucí oddělení do kterého nabíráme – personalista. Kandidáta poté provedeme celou firmou a dostane zadání úkolů pro celý den. Ano, kandidáti si na zkušebním dnu vyzkouší opravdu celý a reálný den u nás. Na oběd se většinou také snažíme chodit ve větším počtu, abychom zjistili, jak nám to bude klapat. Na závěr dne si děláme společné hodnocení. Jak se kandidátovi u nás líbilo? Byl vystavený nějaké zvlášť stresové situaci? Co by změnil? Zároveň dostane ihned zpětnou vazbu na svou práci, kterou v tento den odvedl. Od kandidátů máme prakticky vždy skvělou zpětnou vazbu. Jsou rádi, že si práci mohli vyzkoušet v reálném čase a prostředí. Jeden zkušební den jim řekne mnohem více než odříkání popisu pozice a hlavně….jsou na konci dne na sebe pyšní a to je pro nás největší odměna. Pyšní jsou proto, že jsme jim ukázali, že dokáží mnohem víc než si do teď mysleli a umožnili jsme jim vyjít z jejich komfortní zóny.
Domluvili jsme se na nástupu a co děláme do té doby?
Okamžitě po tom, co si „plácneme“ budoucího kolegu přidáváme do všech komunikačních skupin, které firma využívá. Budoucí kolega je ihned v obraze, co se v týmu řeší, jak co bude vypadat a jak komunikujeme mezi sebou. Zároveň novým kolegům zasíláme uvítací manuál nováčka. V něm má na první straně jednotlivá oddělení a jména všech vedoucích i s kontakty. Na dalších stránkách jsme se snažili jim dát informace ke všemu, co je může v kancelářích potkat – od kolika hodin je otevřená budova, s čím mu recepční pomůže, kde najde kopírku, skartovačku. Taky přesně ví, kolikátého může očekávat výplatu, co s kým řešit, jak si rezervovat zasedačku. Zároveň se většinou předem domluvíme na termínu zaučení do interního systému – většinou zaučujeme také ještě před nástupem.
Snídaně nováčků a první den
Snídani nováčků pořádáme ve složení HR a nováčci. Všichni se společně seznámíme a většinou řešíme, co kdo rád děláme, vzpomínáme na jednotlivé zkušební dny a prostě si užíváme první den, který se snažíme dělat co nejpříjemnější. Zároveň zaškolíme BOZP a další nezbytná školení. Poté už každého doprovodíme do jeho týmu, který ale praktický celý zná, představíme mu i ostatní kolegy z jiných oddělení. Za další vývoj si „zodpovědnost“ přebírají jednotliví vedoucí. Díky tomu, že jsou kolegové už s týmem obeznámení mají možnost hned od začátku pracovat.
Po měsíci máme první sezení
Během prvního týdne se ráda s každým nováčkem domluvím třeba na společný oběd, abych zjistila, zda je ještě někdo nebo něco koho nezná a co mu ještě není zcela jasné. Po měsíci máme první sezení ve formátu nováček a personalita. Nováčkovi vždy zasíláme pozvánku s žádostí o to, aby si připravil v čem by se chtěl další měsíc posunout, na čem chce zapracovat on a na čem bychom měli zapracovat my. Po sezení si stanovíme své vzájemné cíle, které pak probereme i s nadřízeným. Opět za další měsíc si sedneme a zhodnotíme, co se nám podařilo naplnit nebo v čem ještě pokulháváme. Mezi tím samozřejmě každý nováček dostává pravidelnou zpětnou vazbu na svou práci od přímého nadřízeného. Po třetím měsíci už provádíme celkové hodnocení spolupráce, hodnotíme naši společnou cestu a vyjasňujeme si, jak bude spolupráce dál vypadat.
Pokud nastupuje nováčků opravdu více, snažíme se uspořádat firemní pivo nebo sedánek, abychom se nebavili jen o práci. Víme, že na systému, který jsme zavedli je stále co vylepšovat. Zatím máme velmi dobré zpětné vazby od všech kolegů, kteří již do tohoto systému naskočili. Jsme také vždy mile překvapené, jak ochotně si všichni na naše sezení hledají čas, ikdyž jsou velmi vytížení.
Pokud se i vy snažíte zavést onboardovací systém a trochu tápete, neváhejte se na nás obrátit. Rády s vámi probereme naše a vaše zkušenosti. Jsme v tom společně.